سیستم فرآیندمحور؛ مزیت ها و چالش ها

سیستم فرآیندمحور؛ مزیت ها و چالش ها

سیستم فرآیندمحور، مزیت ها و چالش ها؛ تاریخ انتشار: 1397/09/03

وقتی از فرآیند محوری در نرم افزار صحبت می شود،  شرکت های نرم افزاری از محصولات BPMS خود که غالبا همان فرم ساز است و کارتابل را نیز پوشش می دهد سخن به میان می آورند. این فرآیند محوری در اتوماسیون اداری یا سیستم هایی که قرار نیست داده در آن گردش کار داشته باشد نیز مطرح می شود و معمولا تعداد عرضه کنندگان نرم افزار در این بخش زیاد می باشند. اما زمانی که شرکت ها خواستار فرآیند محوری در سیستم های ERP یا MIS می شوند، تعداد شرکت های نرم افزاری کاهش پیدا می کند. در سیستم های اطلاعاتی سه جریان کالا(خدمات)، مالی و اطلاعات وجود دارد که میزان جامعیت هر بخش توسط هر شرکت نرم افزاری به گونه ای خاص طراحی شده است.

تا  اوایل سال 1390(و حتی در حال حاضر)  معمولا روش سیستمی دهی توسط شرکت های نرم افزاری اینگونه بوده که تحلیل گر نرم افزار بعد از بررسی رویه های گوناگون اقدام به طراحی سیستم به شکلی می کردند که با تغییر یکسری کانفیگ ها نهایتا بخشی از رویه های سازمان کارفرما در نرم افزار پیاده سازی می شد. با همه انرژی که تحلیل گر در ارتباط با اعمال نگاه همه جانیه در طراحی متفاوت سیستم ها و رویه ها گاها در مواجهه با صنایعی که تحلیل گر تجربه ای در آن نداشت یا سازمان هایی که به دنبال توسعه کسب و کار خود بوده اند، سیستمی نمودن برخی از رویه ها عملیاتی نمیشد. علاوه بر این،  این شیوه طراحی نرم افزار مانع از شکل گیری مزیت های رقایتی برای سازمان های همانند می شد، زیرا مسیر توسعه را محدود می نمود.

شرکت های نرم افزاری عرضه کننده محصولات پکیج به ناچار مجبورند  سطح توقعات کاربران خود را در حد امکانات پکیج عرضه شده نگه دارند، لذا مسیر توسعه شرکت با محدودیت های متعدد ابزاری مواجه است. برخی مهم ترین اشکالی که به پیکج های نرم افزاری گرفته می شود به شرح زیر می باشد:

  • اینگونه سیستم ها برای شرکت های در حال توسعه مناسب نیست، زیرا این احتمال وجود دارد، تحلیل گر دامنه سیستمی مورد نظر همه جوانب را ندیده باشد.
  • در صورت تهیه پکیج نرم افزاری خریدار نرم افزار باید خود را با امکانات نرم افزار تطبیق دهد.
  • هیچ الزامی وجود ندارد که شرکت نرم افزاری خواسته های خریدار را در نرم افزار پیاده سازی نماید.
  • به شرطی نرم افزار می تواند قابل اعتماد باشد که (بهترین روش-Best Practice) در آن صنعت (شرکت های مشابه) زیر بار رفته باشد.
  • محدودیت های فکری تحلیل گر آن سیستم تبدیل به اعمال محدودیت برای خریدار نرم افزار می شود و ...

البته محصولات این چنینی برای سازمان هایی که تازه شکل گرفته اند و دورنمای بلندمدتی برای خود متصور نیستد می تواند مناسب باشد، زیرا آن ها را ملزم به پیاده سازی مواردی می نماید که تحلیل گر نرم افزار پیش تر به آن اندیشیده است.

از طرفی ارایه محصولات پکیج نرم افزاری برای شرکت های عرضه کننده نرم افزار بیش از خریدار نرم افزار،دارای محاسن است، زیرا:

  • پرسنل پشتیبانی و استقرار نرم افزار آموزش های مشخصی را می بینند و نیازی نیست اشراف همه جانبه به همه مسایل داشته باشند.
  • نگهداری از سیستم های عرضه شده به مشتریان ساده تر است، زیرا کارهای خاص بر روی آن ها کمتر است.
  • گزارشات از پیش آماده شده مطمئن فراوانی پیش روی کاربر قرار می گیرد و ...

با توجه به فزونی خواسته های اطلاعاتی کاربران، شرکت ها به دنبال نگهداری منسجم آن بخش از اطلاعات خود بودند که منجر به جزیره ای بودن سیستم های قعال در شرکت ها می شدند. از این رو شرکت های نرم افزار ابزارهایی مثل فرم ساز را پیش روی کاربران قرار دادند. ولی این ابزارها نیز محدودیت های خود را دارد و نمی توان انتظار فرم هایی که گردش محاسباتی پشت آن هاست را در این سیستم ها عملیاتی نمود. . ضمن اینکه اینگونه ابزارها معمولا خارج از رویه های عملیاتی قرار می گیرند و نقطه ضعف اینگونه ابزارها این می باشد که بیزینسی پشت فرم ها  در ابتدا وجود ندارد. از این رو طراح فرم ها اقدام به بومی سازی فرم مورد نظر با محدودیت های بسیار می نماید.

غالب نرم افزار هایی که به عنوان BPMS مطرح شده، ابزارهای فرم سازی می باشند که پوشش دهنده سیستم هایی می باشند که محاسبات پشت آن ها نیست. چنانچه قرار باشد پشت فرم ها محاسبات انجام شود، هزینه های استقرار را گاها به حدی بالای می برد که اصل فزونی منافع بر مصارف نماینگر می شود.

یک نگاه دیگر برای تهیه سیستم اطلاعاتی در  سازمان ها طراحی نرم افزار خاص برای آن سازمان می باشد. اما هزینه نگهداری و تولید اینگونه سیستم ها آنقدر بالاست که زمانی توجیه اقتصادی دارد که منافع آن بیش از هزینه های صرف شده باشد.

با بین دو نگاه فوق، نسل جدید نرم افزارهایی است که با معماری فرآیند محور طراحی شده اند و پیشتر مالکان آن با محدودیت های ابزارهای پکیج آشنا شده اند. سازمان هایی که به دنبال تهیه سیستم های فرآیند محور می باشند، احتمالا به لحاظ رویه ای به تکاملی نسبی رسیده اند. از این رو خواهان این می باشند که رویه های خود را  آنگونه که دلخواه آن هاست، سیستماتیک نمایند.

در سیستم های فرآیند محور شرکت ارایه دهنده نرم افزار رویه ای را به کارفرما تحمیل نمی کند، بلکه کارشناسان پیاده سازی سعی می کنند رویه های مطلوب وی را (با در نظر گرفتن نگات کنترل های داخلی) در سیستم پیاده سازی نمایند.

اما ریسک اینگونه سیستم ها در کنار حس رضایتی که برای مشتری از نظر سیستمی نمودن رویه ها فراهم می آورد، استقرار صحیح می باشد. در استقرار سیستم های فرآیند محور مجریان پیاده سازی با توجه به اشراف اطلاعاتی به دامنه (Domain) مورد نظر بیشترین نقش را در بومی سازی اطلاعات دارد. درک صحیح خواسته های مشتری و تبدیل آن به رویه های سیستمی مهم ترین وظیفه ای است که بر عهده کارشناسان استقرار اینگونه سیستم ها قرار دارد.


شرکت برهان سیستم به عنوان یکی از شرکت های پیشرو در عرضه نرم افزارهای فرآیندمحور برای هر سیستمی بر اساس تجربه کسب شده در صنایع گوناگون موتور طراحی فرآیند مخصوص آن سیستم با رعایت الزامات کنترل داخلی طراحی نموده است. این موتورها وظیفه تنظیم پارامترهای اطلاعاتی عمومی اسناد و فرم های هر سیستم را به عهده دارند. اعمال فیلترینگ متفاوت بر روی این فرم ها دومین اقدام این موتور طراحی فرآیند می باشد.  ارتباط بین فرم ها و گردش اسناد و همچنین تنظیمات مرتبط با ایجاد شابلون سند حسابداری جز مهمترین اقدامات موتور طراحی فرآیند می باشد.

ابزار گزارش ساز و ساخت فرم های چاپی، استفاده از ابزارهای تکمیل اطلاعات، افزونه های سفارشی سازی در کنار گزارشات مرور داینامیک موجب آنالیز هر چه بیشتر اطلاعات ثبت شده در سیستم می شود.

کارشناسان برهان نوین به کمک سیستم برهان  بومی سازی در سطح عناوین فرم ها، عناوین لیبل های واقع در فرم ها، روندها، داده های هر لوک آپ بر اساس کاربر، اعمال دسترسی مناسب، تنظیمات مرتبط با لی اوت سند حسابداری و ساخت گزارشات را انجام می دهند.