سیستم وصول مطالبات

سیستم وصول مطالبات

سیستم وصول مطالبات برهان؛ تاریخ انتشار: 1397/07/18

یکی از دلایل مواجه شدن سازمان ها با بحران نقدینگی، فزونی زمان وصول به زمان پرداخت می باشد. زمانی که حجم فروش بالا می رود و ابزاری مطمئن و سیستماتیک برای کنترل مانده طلب از مشتریان نداشته باشد، فرصت های تامین نقدینگی سازمان از بین می رود. سیستم مدیرتی وصول برهان یکی از سیستم های کاربردی برای بخش مالی جهت مدیریت متمرکز نقدینگی مشتریان بخش فروش  و قراردادها می باشد. با کمک این سیستم می توان به صورت دقیق مانده هر یک از اسناد فروش(که اثر مالی دارند) را مدیریت نمود. تسویه سیستماتیک هر فاکتور، تعیین و کنترل مبالغ باز هر فاکتور، هشدار اتوماتیک تاریخ سررسید دریافت از مشتری، مقایسه راس دریافت و راس وصول از مواردی است که به کمک این سیستم به راحتی انجام پذیر است. در ادامه به ویژگی های سیستم مدیریت وصول برهان پرداخته می شود؛

  • تسویه هر فاکتور به صورت مجزا

     مکانیزم عملکرد سیستم های فروش عمده فروشی اینگونه است که بعد از صدور (تایید) هر فاکتور فروش،  حساب دریافتنی به تفصیل مشتری بدهکار می شود. در سیستم خزانه داری نیز بابت وصول فاکتور فروش حساب دریافتنی به تفصیل مشتری بستانکار می شود. هر دو سند مستقل  بوده و ارتباطی به هم به صورت مستقیم ندارند. چنانچه نیاز باشد کنترلی انجام شود به صورت گزارشی و پس فرآیندی انجام می شود.(یا اینکه از طریق شماره پیگری و تاریخ پیگیری درج شده در سمت حساب دریافتی و به کمک فرم تطبیق حساب کنترل انجام شود)

    سیستم مدیریت نقدینگی برهان با هدف ایجاد کنترل داخلی جهت اعلان  اتوماتیک (بدون دخالت کاربر) از واحد فروش به واحد مالی برای فاکتورهای باز هر مشتری است. بعد از تایید هر فاکتور دستور دریافتی به صورت اتوماتیک برای واحد خزانه داری برای فاکتور یا فاکتورهای انتخابی ارسال می شود. در واحد خزانه داری بعد از انتخاب هر فاکتور تنها کاربر می تواند شیوه دریافت مبلغ را بر اساس دستور صادر شده ثبت نماید. بدین ترتیب کاربر برای تک تک فاکتورهای صادر شده می داند کدام فاکتور تسویه کامل نشده یا باز مانده است. مهم ترین حسن برهان در ایجاد سیستم مدیریت وصول تسویه یک به چند، چند به یک و یک به یک می باشد. یعنی می توان چند فاکتور را با یک قلم سند خزانه، یک فاکتور را با چند سند قلم سند خزانه یا یک فاکتور را با یک قلم سند خزانه تسویه نمود.

  • تعیین مدل وصول جهت تسویه با مشتری

    می توان کاربران را محدود به وصول یا توافق با مشتری تنها با مدل هایی مشخص نمود و کاربران فروش نتوانند خارج از مدل های ارایه شده با مشتریان توافق نمایند. یکی از مهم ترین قابلیت های این زیر سیستم این می باشد که می توان مدل های متفاوت وصول تعریف نمود. بعد از تایید هر فاکتور کاربر می تواند مشخص نماید نحوه توافق  طبق چه مدلی انجام شده و بر آن اساس اقدام به تسویه با مشتری نماید. این موضوع باعث کاهش حواشی جهت تسویه با مشتری از طرف کارشناسان فروش می شود.

  • برنامه ریزی وصول

    مدیریت هر شرکت در هر ماه خواهان این است که بر اساس  معاملات انجام شده، چقدر نقدینگی، چقدر چک و چقدر تعهد قابل پیگیری دارد. عملا در شرکت هایی که دریافت به صورت تعهدی بوده و در چند مرحله انجام می شود تاریخ دریافت ها به صورت یادداشت (ذهنی و مکتوب و معمولا خارج از سیستم های اطلاعاتی) مشخص می شود. با استفاده از زیر سیستم مدیریت وصول می توان تاریخ دریافت تعهدات را به گام های متفاوت بر اساس توافق انجام شده خرد نمود و اسناد خزانه داری را بر آن اساس در تاریخ قابل پیگیری صادر نمود. باکمک ابزار گزارشات اتوماتیک در زمان مشخص برای کاربران آلارم داده می شود. با استفاده از زیر سیستم پیامک نیز می توان تاریخ سر رسید تعهد را به مشتریان یادآوری نمود.

  • مدیریت تخفیف پای بار

    کاربرد بعدی این زیر سیستم پوشش رویه تخفیف پای بار است. مثلا چنانچه کاربر به صورت نقدی نسبت به پرداخت فاکتور اقدام نماید می تواند از 5 درصد تخفیف بهره مند گردد. معمولا اینگونه تخفیف ها تنها در زمان تسویه مشخص می شوند.

    پیش نیاز تهیه سیستم مدیریت وصول تهیه سیستم فروش(یا قراردادهای فروش) و  سیستم خزانه داری(دریافت و پرداخت) می باشد.