ضرورت استفاده از سیستم تدارکات داخلی

ضرورت استفاده از سیستم تدارکات داخلی

ضرورت استفاده از سیستم تدارکات داخلی؛ تاریخ انتشار:1397/08/27

سیستم تامین، سیستم تدارکات، سیستم خرید، سیستم سفارشات واژه هایی هستند که در سیستم های یکپارچه جهت پوشش فرآیند تهیه کالا توسط سازمان استفاده می شوند.

زمانی که خرید شکل سازمانی به خود می گیرد، افراد متفاوتی در زنجیره تامین کالا تصمیم گیر هستند و هر چه چرخه این مراحل به پیش می رود، اهمیت رد یا تایید در مراحل تصمیم گیری بیشتر می شد. تحلیل گران شرکت های نرم افزاری جهت پوشش همه جانبه فرآیند تامین کالا، دو چارچوب متفاوت تدارکات (تامین/خرید/سفارشات)داخلی و تدارکات (تامین/خرید/سفارشات)خارجی را از یکدیگر تفکیک نموده اند.

هدف سیستم تامین نگهداری سابقه خرید از مرحله درخواست تا تحویل کالا به درخواست کننده است، به گونه ای که اطلاعات مهم و اثرگذار بر روی کالا نگهداری شود. مهم ترین فرم هایی که در سیستم تامین داخلی تعیین کننده می باشند شامل درخواست خرید، ثبت سفارش خرید، فاکتور خرید، ثبت برگ ارسال، ثبت استعلام و دستور خرید، برگشت کالای نامنطبق می باشد.

مرحله ثبت درخواست خرید در هر شرکتی می تواند شکل متفاوتی به خود بگیرد و آغاز آن می تواند شارژ موجودی انبار(بر اساس نقطه حداقل موجودی با نقطه بهینه)، درخواست کالا، دستور تولید یا اینکه بدون مبنا باشد.

از زمانی که درخواست خرید اعلام می شود تا زمانی که مدیران متفاوت درخواست را تایید می کنند تاییدیه های متفاوتی در سازمان صادر می شود.

بعد از آنکه درخواست تاییدیه نهایی را اخذ نمود باید راجع به شیوه تامین آن تصمیم گیری شود. اینکه کالای مورد نظر دارای چند منبع (سورس) تامین می باشد یا اینکه نیاز به استعلام و یا مناقصه وجود دارد یا خیر، مبحثی است که در آغاز مرحله سفارش گذاری باید تعیین تکلیف گردد. هر تصمیمی که اتخاذ گردد باید نتیجه آن به واحد بازرگانی ابلاغ شود و واحد بازرگانی(خرید) بر اساس شیوه درخواست شده توسط مدیریت نسبت به تامین کالا اقدام می کند. بعد از تامین کالا، نیاز است کالای مورد نظر به درخواست دهنده تحویل شود. بر اساس شیوه کنترلی اتخاذ شده در هر سازمانی یا آن کالا مستقیما به فرد درخواست دهنده تحویل می شود. یا اینکه کالای تهیه شده ابتدا به انبار ارایه می شود، فرد درخواست دهنده کالا را انبار تحویل می گیرد.

محاسبه زمان پاسخگویی سازمان به درخواست تامین کالا، ارزیابی تامین کنندگان، نگهداری سوابق استعلام، محاسبه زمان کالا(سفارش) در راه و... از جمله مواردی است که توسط سیستم تامین پاسخ داده می شود.