معیارهای انتخاب سیستم اطلاعاتی مناسب

معیارهای انتخاب سیستم اطلاعاتی مناسب

معیارهای انتخاب سیستم اطلاعاتی مناسب

در زمان تهیه سیستم های اطلاعاتی معیارهای متفاوتی از نظرگاه تصمیم گیران می گذرد. در این بخش سعی برآن داشته ایم که به برخی از این معیارهای اشاره نماییم:

کاربر پسندی

  • احساس راحتی در زمان کار کردن با نرم افزار؛
  • انتخاب قلم(فونت) مناسب برای خوانایی راحت فیلدهای نرم افزار؛
  • رنگ بندی زیبا و چیدمان فیلدها؛
  • انتخاب سایز مناسب برای فونت ها به گونه ای که در زمان کار با نرم افزار دچار مشکل و خستگی نشویم؛
  • انتخاب سایز مناسب برای آیکون ها؛
  • طراحی مناسب برای منوها؛
  • عدم استفاده مکرر از موس در زمان کار با نرم افزار؛
  • آیکون ها قابل فهم باشند؛ به گونه ای که با قرار گرفتن tooltip ها بر روی آن اطلاعات نمایش داده شوند.

گزارشات مالی

  • چه تعداد گزارشات مالی استاندارد با نصب سیستم ارایه میشود؟
  • آیا گزارش منابع و مصارف توسط شرکت ارایه دهنده خدمات ارایه می شود؟
  • آیا می شود گزارشات را بر اساس هر دپارتمان، بخش، حساب ، تفصیلی به تفکیک دریافت نمود؟
  • آیا می توان گزاراشات را به صورت برنامه ریزی شده چاپ گرفت یا ارسال نمود؟
  • آیا قابلیت ارسال گزارشات با ایمیل وجود دارد؟
  • آیا می توان برای گزارشات فیلتری اضافه نمود؟
  • آیا می توان ساختار گزارشات را تغییر داد؟ مثلا فیلدی را کم یا زیاد نمود؟
  • آیا می توان گزارشات را تکثیر نمود؟
  • آیا قابلیت drill-down بر روی گزارشات وجود دارد؟
  • آیا ارسال مستقیم گزارشات برای چاپ (بدون پیش نمایش) وجود دارد؟
  • آیا امکان دسته بندی گزارشات به گروهای مختلف بر اساس نظر کارفرما وجود دارد؟

بومی سازی

بومی سازی(Customizing) در چهار بخش انجام می شود؛

بخش اول گزارشات

برخی از گزارشات عمومی می باشند و ساختار آن کاملا مشخص و قابل درک برای همه می باشد. برخی از گزارشات متناسب با جریان اطلاعات تنها برای سازمان کارفرما کارایی دارد. ساخت و ایجاد گزارشاتی که مورد نیاز کاربر می باشد و کارایی دارد در طبقات متفاوت سازمانی کاربر دارد. طبقه بندی که در دسته بندی گزارشات در نرم افزارهای خارج از کشور مورد استفاده قرار میگرد، به شرح زیر می باشد:

  • تراکنش های پردازش نشده: این نوع گزارشات تنها اطلاعات ثبت شده را به صورت آماری ساده نمایش می دهند، مثل چاپ سند حسابداری، فاکتورهای صادر شده در طی روز، حواله های بارگیری شده، کاردکس کالا و .... با این نوع  گزارشات اپراتور ها سرو کار دارند.
  • گزارشات عملیاتی: این گزارشات معمولا نقش نظارتی دارند. نگاه این گزارشات عطف به واحد(دپارتمان) تحت نظارت سرپرست می باشد. گزارشاتی مانند خلاصه گردش کالا، آنالیز گردش کالا، موجودی کالاهای قابل فروش، موجودی کالاهای زیر نقطه سفارش و .....در این دسته قرار می گیرند. کارکنان، سرپرستان عملیاتی از این گزارشات به کرات استفاده می نمایند.
  • گزارشات دوره ای منظم: گزارشاتی که به شکل دایم نقش کنترلی را ایفا می کند. رابطه بین واحد ها در این نوع گزارشات کنترل می شود. به طور مثال در خط تولید: چنانچه کالایی به شکل اشتباه به مرکزی ارسال شده باشد، باید اصلاح شود. دامنه شمول این گزارشات بین واحدی است؛ تا این لایه کنترل ها، به صورت عددی و دقیق باشد. این گزارشات می تواند لحظه ای، روزانه یا هفتگی (بازه زمانی کنترل محدود است) باشند.
  • گزارشات پویا(داینامیک): این گزارشات چارچوبی تحلیلی دارد. گزارشاتی که اطلاعات به صورت طبقه بندی شده کلی است و چنانچه نیاز باشد اقدام به بررسی جزییات می شود. گزارشات مرور یا گزارشات drill-down در این دسته قرار می گیرند. مخاطب این گزارشات مدیران میانی (یا مدیران دپارتمان های متفاوت) می باشند. مثلا فروش هر گروه کالا در هر بخش از بازار.
  • گزارشات نموداری: همانند گزارشات داینامیک این گزارشات نیز برای مدیران واحد ها طراحی شده است. این گزارشات اطلاعات را با دیدی متفاوت و به صورت گرافیکی نمایش می دهند.
  • گزارشات کارت امتیازی متوازن: این گزارشات که بر اساس منطق BSC طراحی شده اند، نگاهی پردازش شده گرافیکی دارند. در هر دوره رشد مثبت، ثبات یا رشد منفی را نمایش می دهند. این بخش بر اساس شاخص های کلیدی اما جزیی طراحی شده اند و هدف آن پایش اهداف عملیاتی است که شاخص های کلان را شکل می دهد. نگاه این نوع گزارشات ارزیابی کیفی (فارغ از درصد بهبود) است.
  • گزارشات داشبوردی: وضعیت سازمان به صورت کلی طبق شاخصی مشخص در یک صفحه نمایش داده می شود. گاها تفسیر یک شاخص ممکن است نیازمند سال ها تجربه و آشنایی با شاخص های آن صنعت داشته باشد. نگاه به این گزارش کمی است.

بخش دوم مستندات

تطبیق رویه های عملیاتی در گردش سازمان با رویه های ایجاد شده در نرم افزار معمولا بخشی است که نادیده گرفته می شود. چنانچه اقدام به تهیه مستندات و نظام نامه گردش کار گردد، مستندسازی به گونه ای خواهد بود که خروج و ورود کاربران جدید کمترین ریسک را به سازمان وارد خواهد نمود.

بخش سوم ظاهر نرم افزار

ثبت اطلاعات مورد نیاز کاربر در نرم افزار که پیش تر برای آن پیش بینی نشده است. معمولا این بخش از اطلاعات خارج از نرم افزار و در ابزارهای جانبی مانند اکسل انجام می گردد. در زمان تغییر نرم افزار خواسته مدیران این است که ابزارهای جانبی که تنها در اختیار افراد خاصی قرار دارد به حالت عمومی تبدیل شده و همراه با سایر سیستم ها در بخش مشترکی نگهداری گردد.

بخش چهارم پایگاه داده

طراحی جداول خاص، تغییر در نحوه ذخیره سازی فیلدهای اطلاعاتی، ذخیره داده ها متناسب با خواسته های کاربران و ... از جمله مواردی است که در زمان بومی سازی سیستم اطلاعاتی مورد توجه قرار می گیرد.


امکان drill-down

با استفاده از این امکان کاربرمی تواند از کلیات به جزییات دست پیدا کند. این امر باعث افزایش اثربخشی تجزیه و تحلیل ها شده و نتیجه گیری را سرعت ببخشد.


برقراری ارتباط با نرم افزارهای OFFICE

  • ارسال به نرم افزار اکسل شرکت مایکروسافت؛
  • دریافت از اکسل شرکت مایکروسافت؛
  • ارایه گزارشات با فرمت pdf؛
  • ارسال اطلاعات از طریق outlook Email
جهت دریافت خدمات مشاوره در تهیه نرم افزار با ما تماس بگیرید.